Det här är ett litet praktikfall om hur traditionella medier fungerar och min syn på en sakfråga om mejlande mellan medarbetare och deras chefer. För dig som är van vid hur ”media fungerar” bjuder caset knappast några nyheter. Det som är relativt nytt är att var och en av oss själva kan publicera det vi tycker oss ha sagt. Och göra det blixtsnabbt. Även om jag valt att ge Chef första tjing på det kungliga innehållet. (Chef har vare sig föreslagit eller utbetalat något arvode, men jag ser naturligtvis exponeringen i ett massmedium som ett värdefullt komplement till mina egna publikationer).

Som jag tidigare förvarnat publicerar tidningen Chef i sitt senaste nummer (nr 4 2009) en duell mellan mig och Lars Strömberg, VD på Learnia bemanning. Tidigare har jag påpekat att just mejl inte är den viktigaste strategiska frågan. Sociala nätverk, IM och mikrobloggande är mer framtid, samt att det är ju bra med erfarenhet av det man pratar om. Min mejlerfarenhet började runt 1980 när min dåvarande arbetsgivare, Telefonaktiobolaget LM Ericsson, införde e-post för oss tjänstemän. Utöver det praktiska hantverket har jag som forskare och akademiker följt mejlandets utveckling under ett drygt decennium .

Själva duellen, som egentligen utspelade sig för sex veckor sedan (den 3-4 mars), finns inte på Nätet. Men jag vågar mig på att publicera en suddig bild av Chefs publicerade uppslag och mina svar till redaktionen. Chefsreaktörens ursprungsfråga när hon ringde upp mig var ”Ska chefen alltid svara på mejl direkt”? Hon var ute efter en duellant som kunde svara ja. Med önskemålet att lägga till ett ”kunna” ställde jag upp.

Gången var att jag och min för mig då okände duellant skulle komma med några argument. Därefter fick vi läsa varandras synpunkter och eventuellt finslipa argumentationen om vi ville. Min första input var:

Ja, en chef skall kunna svara på mejl direkt. Mina fem argument för detta är:

Respekt. En god relation medarbetare-chef bygger på ömsesidig respekt. Om medarbetaren behöver ett svar skall chefen kunna ge det.

Tiden. I dagens arbetsklimat är tidsbesparing ofta en viktig ingrediens. När snabba svar behövs får hindret inte vara att chefen sällan kollar sina mejl.

Effektiviteten. Rätt använt erbjuder mejl ett utmärkt sätt att utbyta fokuserad information till en låg, närmast obefintlig, kostnad.

Formen. Vi mejl kan parterna klara av allt ifrån några korta meningar med en fråga och efterföljande svar, till översändande av beslutsunderlag och mottagande av välmotiverade beslut/rekommendationer.

Möjligheten. Med hjälp av trådlös Internetaccess är det idag möjligt för både medarbetare och chef att ständigt vara uppkopplad under arbetstid.

Nästa dag fick jag tillbaks mina redigerade argument och det som Chef sa att Lars Strömberg hade sagt. Observera att frågan då fortfarande löd: ”Ska chefen kunna svara på mejl direkt?”. Jag filade lätt i det hon hade redigerat och bollade åter:

Ja. ”En god relation mellan en chef och en medarbetare bygger på ömsesidig respekt och kulturell empati. Om medarbetaren föredrar mejl och behöver ett svar direkt ska chefen kunna ge det.”

Ja. ”Mejl går fort och i dagens arbetsklimat är tidsbesparing ofta en viktig ingrediens. När ett svar behövs snabbt får hindret inte vara att chefen sällan kollar sina mejl.”

Ja. ”Att mejla är effektivt, rätt använt erbjuder mejl ett utmärkt sätt att utbyta fokuserad information till en låg, närmast obefintlig, kostnad.”

Ja. ”Formen för ett mejl kan varieras så att parterna kan klara av olika typer av kommunikation, allt ifrån några korta meningar till att skicka beslutsunderlag och ta emot välmotiverade beslut. Dessutom går det ljudlöst, inget prat som stör omgivningen.”

Ja. ”Tillgängligheten ökar tack vare trådlös Internetaccess som gör det möjligt för både medarbetare och chef att ständigt vara uppkopplad under arbetstid.”

Nu citerar jag ordagrant det som Chef publicerat under rubriken (ser du vad som försvunnit?): ”Ska chefen svara på mejl diret?”

VISAR RESPEKT.
JA. ”Trådlös internet gör det möjligt för både medarbetare och chef att ständigt vara uppkopplade under arbetstid. En god relation mellan chef och en medarbetare bygger på ömsesidig respekt och empati. Om medarbetaren behöver ett svar direkt ska chefen kunna ge det.”

EFFEKTIVT.
JA. ”Mejl går fort och i dag är tidsbesparing viktigt. När ett svar behövs snabbt får hindret inte vara att chefen sällan kollar sina mejl. Att mejla är effektivt, rätt använt är mejl ett utmärkt sätt att utbyta information till en låg kostnad.”

STÖR INTE.
JA. ”Formen för ett mejl kan varieras så att parterna kan klara av olika typer av kommunikation, allt ifrån några korta meningar till att skicka beslutsunderlag och ta emot välmotiverade beslut. Dessutom går det ljudlöst, inget prat som stör omgivningen”.

Weconverse betyder ”vi konverserar”. I det här fallet har vi varit några som konverserat i duellform. Jag och Strömberg har sagt vårt och Chefs medarbetare Ingrid Askenberg samt Fredrik Emdén har hjälpt till. Min syn på frågan kom väl fram i tidningen tycker jag. Och fotografen Johan Kindbom har gjort ett kanonjobb. Fast jag hade helst sett att den mänskliga relationen hade kommit före det trådlösa internetet. Dessutom gick det långsamt och gavs en rubrikformulering som jag inte riktigt gillar. Naturtligtvis måste det vara så att chefen ska kunna välja att inte svara direkt.

Vill du se Strömbergs svar får du lösa Chef eller mejla honom. I korthet svarar han Nej därför att: medarbetarna skall vara ute hos kunden; mejla är opersonligt; och genom att delegera mera ska medarbetarna klara sig med en frånvarande chef.

Share